海南省琼中县中医院档案室（医疗机构）档案室面积：70㎡；档案数量：2.6万卷（含住院病历、门诊记录、中医药科研资料、人事档案、设备档案等），核心需求：在琼中高温高湿、多雨气候下，解决档案受潮霉变、纸张酸化老化、库房空间不足及医护人员调阅效率低的问题。

琼中县中医院原有档案室仅70㎡，采用普通固定货架和铁皮柜存储，空间利用率仅34%。琼中属热带海洋性季风气候，年均湿度85%以上，雨季长达8个月，库房湿度常达90%以上，且夏季闷热、冬季多雨。档案室未配置恒湿设备，容易导致档案、古籍复制件卷边、霉斑、字迹褪色的情况。

馆藏档案以每年0.2万卷的速度增长，库房严重饱和，超过0.6万卷档案堆放在过道和办公区，存在丢失与泄密风险。医护人员调阅一份病历平均耗时25分钟——需先查纸质索引，再到固定架区翻找，急诊或科研时效率低下。高峰期单日调阅15余人次，平均等待超过35分钟。库房无环境自动调控，无自动灭火装置，安全存在隐患。

盛美智能集团为该院档案室提供智慧档案库房一体化整体解决方案，针对70㎡库房及琼中高温高湿气候进行定制化设计，科学分区为档案室、调阅室、整理室：

• 智能存储：定制智能档案密集柜46组（人脸+指纹+九宫格+RFID+语音五重认证），空间利用率由34%提升至79%，按未来5年增量预留扩展列位。

• 档案库房一体化管理系统：搭建一体化管理平台，集成环境、安防、消防、存储等子系统，大屏实时展示温湿度、空气质量、告警、视频监控、档案在位信息，支持远程控制密集架与环境设备。

• 环境智能管控（应对高湿多雨）：安装智能环境区域控制器1套、温湿度智能感知终端2套；配置净化加湿除湿恒湿一体机（带专用水车）1台，联动空调智能控制终端：全年自动强力除湿，湿度稳定在45%-60%，杜绝霉变；加装漏水感应线（沿窗户及给排水管道），防雨季渗漏。

• RFID智慧管理：部署RFID档案安全门禁1套、RFID智能盘点车1台、手持机2台，为每卷档案粘贴RFID标签，实现秒级定位、非授权带出报警、无序存放有序管理、全库快速盘点（7分钟完成2.6万卷盘点）。

• 消防系统：配置七氟丙烷气体灭火装置1套，联动感温感烟探测器，自动灭火，对档案无二次损害。

• 安防一体化：部署人脸识别门禁+红外防盗报警+24小时视频监控。

• 配套区域：调阅室配置电脑、打印扫描设备，支持医护人员凭授权自助查档；整理室配置档案除尘净化整理台1台，实现整理环节消毒防霉。

据客户反馈及实测数据，改造后核心指标对比如下：库房空间利用率：由改造前的34%提升至79%，提升幅度达132%；单次调阅平均时间：由改造前的25分钟缩短至1.6分钟，缩短94%；档案霉变损坏数量：由改造前年均损坏约60卷降至0卷（连续运行10个月无新增霉变）；全年库房湿度达标率：由不足5%提升至98%；医护人员调档平均等待时间：由改造前的35分钟降至2.5分钟，临床效率显著提升；全库盘点时间：人工盘点需3天缩短至RFID盘点车7分钟，准确率100%。

数据来源：项目验收实测 + 客户季度运行报告

“琼中一年到头湿漉漉，墙上能拧出水，以前病历年年长绿毛。盛美帮我们装了恒湿一体机和智能密集柜，现在湿度稳稳控制在50%左右，档案再也没霉过。RFID定位加盘点车，医生调一份病历不到两分钟，急诊时太方便了。气体消防让我们心里踏实。”

——海南省琼中县中医院综合档案室负责人（2025年档案工作专题会记录）