这五个问题几乎每天都在被问。答案不复杂，但每一句都影响后面几年的使用体验，值得说细一点。

问题一：面积怎么算？有没有公式

有个粗略口径可以用：每平方米档案库房面积大约可存放250到350卷档案（按5厘米厚标准档案盒、密集架满排计算）。这个区间跨度大，是因为受架体高度、层数、通道宽度影响。

举个具体例子。一个单位有8万卷档案，按300卷每平方米算，需要约270平方米的档案库房净面积。

问题二：楼面承重不够怎么办

这是老楼改造常遇到的问题。密集架满载后的荷载，按每平方米1200公斤做设计是比较稳妥的取值，具体要按架体高度、层数、档案密度核算。

解决办法有三条：一是把档案库房放到底层或地下室，二是请原设计单位或第三方机构做结构复核后加固，三是改用荷载分布更均匀的布置方式、减少列数、降低架体高度。第三条省钱，但会牺牲容量。

问题三：通道留多宽合适

主通道建议不小于1.2米，副通道不小于0.9米。这是兼顾通行与消防疏散的取值。

还有一点容易被忽略：密集架端部到墙面的距离。留出0.6米以上，一是方便检修传动机构，二是避免架体靠墙受潮。南方梅雨季，靠墙那一侧的档案容易出问题。

问题四：档案库房、阅档室、办公室能不能合在一起

不能。档案管理要求档案库房、阅档室、办公室三室分离，这是基本要求。档案库房是档案存放区，阅档室是查阅区，办公室是工作区，三个区域的人员流动和火源管控要求完全不同。

有些单位面积紧张，想把阅档室挤进档案库房一角。短时间看是省了面积，但档案库房的人员进出频次一高，温湿度稳定性就保不住，防尘也做不好。实在面积不够，宁可缩小阅档室，也要保证档案库房独立。

问题五：留多少增量空间

建议按三年到五年的增量预留。测算方法是用近三年年均新增卷数乘以预留年数，再加上一个缓冲系数。缓冲系数取1.2左右比较合适，因为档案增量往往不是线性的，机构改革、业务扩张、专项工作都可能带来阶段性高峰。

扩容方式上，比单纯留空地方更经济的是预留架体安装位置。档案库房按终规模设计轨道基础，架体分期安装，这样既能控制初期投资，也不至于三年后又要动土改造。

补充一个常被问的问题

有人问，档案数字化以后是不是就不需要那么多实体空间了。从我们接触的项目看，数字化确实降低了高频利用的实体调阅，但原件必须保存，而且随着单套制推进，新增的电子档案反而要求配套的存储与备份空间。所以短期内档案库房面积需求不会下降，只是功能布局会变——查阅区可以缩小，档案库房和机房要留足。

河北盛美智能集团股份有限公司在项目前期提供免费的容量测算与布局建议，需要提供的资料很简单：档案库房平面图、近三年归档量、档案盒规格。算清楚了再设计，比设计完了再改要省事得多。