11月18日到19日，APEC领导人非正式会议在深圳举行，新闻中心已经启用。大型外事活动的档案工作，往往在开幕前几个月就开始了，等到结束再收，很多东西已经找不回来。

重大活动档案的特点是门类杂、来源散、时效强。一场会议下来，产生的东西包括筹备方案和请示批件、场馆改造图纸、安保与交通方案、志愿者名册和培训材料、证件样本、礼品与宣传品清单、新闻发布稿、全程音视频素材，还有大量的现场照片。这些材料分散在十几个工作组手里，谁也不想多交，谁都怕交错了担责任。

我们的经验是三条线同时推。条是目录线，活动启动就建归档目录，按工作组挂节点，每完成一项就登记，不等结束再补。第二条是载体线，纸质批件走原件归档，音视频走双套，重要素材当天拷出、当天做哈希校验，避免设备丢失造成不可恢复。第三条是保管线，活动期间设临时档案室，活动结束后三个月内移交进正式档案库房。

临时档案室的条件不能凑合。我们给一个省级活动做过配套，用的是三十平方米的房间，配两台恒温恒湿机、一套漏水报警、一组密码柜和一套门禁。面积不大，但从天就按档案库房的标准管：温度控制在14到24℃，湿度45%到60%RH，进出登记，钥匙双人保管。

证件和礼品这类实物档案，处理方式跟纸质不一样。证件样本要防伪、防复制，得单独上锁；礼品要登记材质，木质和纺织类容易生虫，进库前必须做熏蒸或者低温冷冻处理，不能直接和其它档案放在一起。这一点很多活动办完了才想起来，虫卵已经带进去了。

音视频档案的长期保存更麻烦。活动期间拍摄的素材动辄几十TB，格式五花八门，摄像机的封装格式三五年就没人认得了。我们的建议是移交时统一转成存档格式，同时保留原始文件，两套都存，别只留转码后的版本。

归档时限也要定死。我们的建议是活动结束后一个月内完成收集，三个月内完成整理和数字化，半年内移交。拖过一年的材料，经手人调岗、工作组解散，再想补齐只能靠回忆。

还有一类材料容易被漏掉，审批过程的中间版本。方案改了七稿，后只存定稿，看起来干净，出了问题查不到决策过程。定稿和关键修改稿都留，其余的留目录就行。

活动档案的价值往往在几年后才显现。城市要办下一场大型活动，件事就是翻上一场的档案。这些材料如果当时随手一放，后面再想梳理，成本是十倍。有重大活动档案室建设或者临时保管方案的需求，欢迎把活动规模和场地条件发给我们。